Ulga na zakup kasy fiskalnej: kto może skorzystać i jak odliczyć 700 zł

Ulga na zakup kasy fiskalnej to realne odliczenie nawet 700 zł od podatku lub VAT. Sprawdź, komu przysługuje, ile razy można z niej skorzystać i jak ją poprawnie rozliczyć.

Czym jest ulga na kasę fiskalną i ile wynosi

Ulga na zakup kasy fiskalnej pozwala odliczyć część wydatku poniesionego na nabycie urządzenia rejestrującego sprzedaż. Przepisy określają maksymalną kwotę zwrotu na poziomie 90% ceny netto kasy (lub brutto u podatników zwolnionych z VAT), jednak nie więcej niż 700 zł za jedno urządzenie. Podstawę prawną stanowi art. 111 ust. 4 ustawy o VAT.

Limit 700 zł dotyczy każdej kasy zgłoszonej do urzędu skarbowego w terminie. Oznacza to, że przedsiębiorca prowadzący kilka punktów sprzedaży może rozliczyć ulgę osobno dla każdego zakupionego urządzenia, o ile spełni wymagane warunki.

Kasa fiskalna online a ulga na kasę VAT

Od 2019 roku ustawodawca stopniowo wprowadzał obowiązek stosowania kas online, które przesyłają dane sprzedaży bezpośrednio do systemu Centralnego Repozytorium Kas (CRK). Ulga na kasę VAT obejmuje wyłącznie kasy online lub kasy z elektronicznym zapisem kopii (wirtualne). Tradycyjne kasy z papierowym zapisem kopii nie uprawniają już do odliczenia.

Harmonogram wymiany kas dotyczył kolejnych branż: gastronomia i transport (od 2019), fryzjerstwo i kosmetyka (od 2021), a kolejne sektory objęto obowiązkiem w następnych latach. Jeśli wymieniasz starą kasę na nową online, ulga przysługuje na zakup nowego urządzenia, nie obejmuje natomiast kosztów serwisu ani akcesoriów.

Kto może skorzystać ze zwrotu za kasę fiskalną

Ze zwrotu za kasę fiskalną może skorzystać każdy podatnik, który jest zobowiązany do ewidencjonowania sprzedaży za pomocą kasy lub robi to dobrowolnie. Warunkiem jest zakup kasy przed rozpoczęciem ewidencji lub w momencie rozszerzenia działalności o nowe punkty.

Prawo do ulgi mają zarówno czynni podatnicy VAT, jak i przedsiębiorcy korzystający ze zwolnienia podmiotowego (do 200 000 zł obrotu rocznie) lub przedmiotowego. Różnica polega na sposobie rozliczenia: vatowcy odliczają ulgę w deklaracji VAT, podatnicy zwolnieni z VAT wnioskują o zwrot gotówkowy z urzędu skarbowego.

Ile razy można skorzystać z ulgi na zakup kasy fiskalnej

Przepisy nie ograniczają liczby kas objętych ulgą, ale każde urządzenie musi spełniać warunki osobno. Jeden przedsiębiorca może więc odliczyć ulgę wielokrotnie: przy zakupie pierwszej kasy, przy otwarciu kolejnego punktu lub przy wymianie starego urządzenia na kasę online (jeśli wymiana wynika z ustawowego obowiązku i następuje w wymaganym terminie).

Ważne: jeśli podatnik zaprzestanie ewidencjonowania sprzedaży w ciągu 3 lat od odliczenia, urząd skarbowy zażąda zwrotu ulgi. Dotyczy to również sytuacji, gdy kasa zostanie sprzedana, skradziona lub uszkodzona bez zgłoszenia do serwisu.

Jak rozliczyć ulgę na kasę fiskalną JPK krok po kroku

Rozliczenie ulgi na kasę fiskalną w JPK przebiega przez pola deklaracji VAT-7 lub VAT-7K. Czynny podatnik VAT wpisuje kwotę odliczenia w odpowiedniej pozycji pliku JPK_V7M lub JPK_V7K w miesiącu (lub kwartale), w którym rozpoczął ewidencję sprzedaży na danej kasie.

Przed złożeniem deklaracji należy wykonać kilka czynności w określonej kolejności:

• Zakupić kasę fiskalną online u producenta lub autoryzowanego dystrybutora i zachować fakturę VAT.

• Zgłosić kasę do naczelnika urzędu skarbowego przed jej uruchomieniem (zgłoszenie instalacji przez serwisanta).

• Odebrać numer ewidencyjny kasy nadany przez urząd.

• Wpisać kwotę ulgi (max 700 zł) w JPK_V7 w polu przeznaczonym na odliczenie z tytułu nabycia kasy rejestrującej.

Jeśli kwota podatku VAT należnego w danym okresie jest niższa niż przysługująca ulga, różnicę można przenieść na kolejny okres rozliczeniowy lub wystąpić o zwrot na rachunek bankowy.

Zwrot kosztów kasy fiskalnej dla podatników zwolnionych z VAT

Podatnik zwolniony z VAT nie wypełnia JPK_V7, dlatego składa wniosek o zwrot kosztów kasy fiskalnej na formularzu do właściwego urzędu skarbowego. Do wniosku dołącza fakturę zakupu, dokument potwierdzający instalację kasy przez serwisanta oraz zaświadczenie o nadaniu numeru ewidencyjnego.

Urząd ma 25 dni na wypłatę zwrotu (lub 60 dni, jeśli wymaga dodatkowej weryfikacji). Kwota zwrotu trafia na wskazany rachunek bankowy. Warto złożyć wniosek możliwie szybko po spełnieniu wszystkich warunków, bo termin przedawnienia prawa do ulgi wynosi 5 lat.

Ulga na kasę fiskalną 2026: co warto wiedzieć

W 2026 roku zasady przyznawania ulgi pozostają takie same jak w poprzednich latach, jednak Ministerstwo Finansów konsekwentnie rozszerza listę branż objętych obowiązkiem stosowania kas online. Przedsiębiorcy planujący zakup kasy powinni sprawdzić aktualny harmonogram na stronie podatki.gov.pl, bo termin wymiany urządzenia decyduje o prawie do odliczenia.

Kasa fiskalna online od kiedy jest obowiązkowa w danej branży? Odpowiedź zależy od PKD działalności. Część sektorów (np. lekarze, prawnicy, fryzjerzy) objęto obowiązkiem w latach 2021-2022, inne branże wchodzą w kolejnych etapach. Jeśli termin wymiany minął, a przedsiębiorca nadal używa starej kasy, traci prawo do ulgi na nowe urządzenie i naraża się na sankcje podatkowe.

Kasa fiskalna zwrot kosztów jest dostępny wyłącznie dla urządzeń zakupionych i zgłoszonych zgodnie z przepisami. Dokumentacja (faktura, potwierdzenie instalacji, numer ewidencyjny) powinna być przechowywana przez minimum 5 lat, bo urząd skarbowy może zażądać jej okazania podczas kontroli.